PROARŞİV / KULLANIM
ProArşiv kullanım rehberi
ProArşiv; fiziksel proje evrakını, takım/nüsha miktarını, dolap–raf konumunu, revizyonları ve kurum teslimlerini birlikte izlemek için tasarlanmıştır. Bu rehber, ürünün iş akışını açıklar. Sitedeki örnekler gerçek arşivinize bağlı değildir.
1. Önce kayıtları birbirinden ayırın
- Proje: İsim, ada/parsel ve diğer proje bilgileriyle tanımlanan iş.
- Dolap: İlgili projenin fiziksel arşivdeki konumu. Örnek: Konut Projesi / Dolap A-03.
- Raf: Mimari, statik, mekanik, elektrik veya rapor kategorisine ayrılmış konum.
- Evrak ve revizyon: Örneğin Mimari uygulama projesi / Rev. 02.
- Takım / nüsha: Fiziksel arşiv miktarı. Tek bir PDF dosyası veya PDF sayfa sayısı değildir.
- Dijital ek: İlgili proje/evrak/revizyonla ilişkilendirilen taranmış dosya.
2. Proje, dolap ve raf düzenini oluşturun
Proje kimliğini kaydedin; proje için dolap ve kategori raflarını belirleyin. Bir evrakın miktarını kaydederken fiilen nerede olduğunu kontrol edin. Bilinmeyen miktarı tahmin ederek sayısal stok gibi girmeyin.
3. Fiziksel stoğu kaydedin ve kontrol edin
Her evrak türü ve revizyon için bizdeki, belediyedeki, yapı denetimdeki veya diğer teslim yerlerindeki miktarı ayırın. Aynı fiziksel takım hem rafta hem kurumda sayılmamalıdır. Ancak aynı evrakın farklı nüshaları hem bizde hem kurumda bulunabilir.
4. Evrakı bulun
Proje adı, ada/parsel, evrak türü veya revizyonla arayın. 3B oda veya 2B listeden dolaba ve rafa geçin. Raf üzerindeki evrak bilgisini inceleyin. QR etiketinden erişimde kullanıcı oturumu ve yetkisi gerekir.
5. Teslim edin, iade alın, yerleştirin
- Teslim edilecek evrak, revizyon, miktar, kurum/alıcı ve ilgili tarihleri seçin.
- Stok yeterli olduğunda teslim kaydı oluşturulur; raftaki ve teslimdeki miktarlar buna göre güncellenir.
- İade, ilgili teslim üzerinden kaydedilir; kısmi iade ayrı izlenebilir.
- İade edilen evrakı doğru rafa yerleştirin. İade almak ile raf konumunu tamamlamak ayrı işlemlerdir.
Yanlış işlemde geçmişi silmek yerine yetkili düzeltme/ters işlem akışını kullanın. Temel kontroller eksik veya hatalı fiziksel bilginin yerine geçmez.
6. Taranmış dosya ve revizyon ekleyin
Dosyayı doğru proje, evrak kategorisi ve revizyonla ilişkilendirin. Tek proje dosyası sınırı 20 MB, teslim eki sınırı 10 MB'dır. Dosya içeriği ve türü sunucuda denetlenir; her dosya türünün kabul edileceği varsayılmamalıdır. PDF eklemek fiziksel nüsha miktarını artırmaz. Yeni revizyon kaydı, eski fiziksel evrakın kendiliğinden yok olduğu anlamına gelmez.
7. Excel listesi aktarın
Önizlemede proje, dolap, raf, evrak, revizyon ve miktar sütunlarını kontrol edin. Eksik ve hatalı satırları düzeltin. Mevcut Excel aktarım sınırı 5 MB'dır. Aktarım öncesinde listenizin kopyasını saklayın; belirsiz miktar veya konumu uydurarak tamamlamayın.
8. Fiziksel sayım yapın
Sistemde beklenen miktar ile fiziksel sayılanı karşılaştırın. Sayım yapmak tek başına stok düzeltmez. Eksik/fazla farkını, aradaki teslim–iade hareketlerini ve gerçek konumu inceleyin; gerekiyorsa yetkili stok düzeltmesi yapın.
9. Ekip ve erişim
Yönetici, arşiv sorumlusu, personel ve görüntüleyici gibi roller farklı işlem yetkilerine sahiptir. Her çalışan kendi hesabını kullanmalıdır. Hesap parolası paylaşılmamalı; ayrılan personelin erişimi kapatılmalıdır. Yetkiler firma üyeliği ve rolüne göre uygulanır.
10. Kota ve teknik koşullar
Paket kotası; kullanıcı, proje, arşiv alanı ve toplam depolama için ayrı uygulanır. 3B/Excel/QR/sayım gibi özellikler paket kapsamına bağlı olabilir. 3B için desteklenen tarayıcı ve WebGL gerekir; 2B alternatif bulunur. İnternet bağlantısı ve yetkili oturum olmadan yeni stok işlemi gönderilmez. Her cihazda aynı 3B performans veya kesintisiz erişim taahhüt edilmez.